Ведение кадрового учета

Задачи кадрового учета

Кадровый учет – одна из важнейших составляющих работы с персоналом в любой организации. Ведение кадрового учета – обязанность, установленная действующим законодательством для всех предприятий независимо от формы собственности, вида деятельности и числа сотрудников.

Порядок ведения кадрового учета устанавливается в каждом предприятии в соответствии с нормами действующего трудового законодательства – Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, постановлениями Правительства, нормативными документами Министерства труда и социальной защиты, Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) и пр.

Основные задачи кадрового учета:

• Соблюдение действующего законодательства в сфере трудовых отношений.
• Обеспечение реализации кадровой политики компании, выявление скрытых резервов и оптимизация персонала.
• Правильное документальное отношение трудовых отношений между сотрудниками и нанимателем.
• Содействие в соблюдении правил внутреннего трудового распорядка и создании безопасных условий труда.
• Предупреждение и устранение конфликтных ситуаций.

Грамотное ведение кадрового учета позволяет:

• Полностью исключить возникновение трудовых споров и каких-либо конфликтов с наемными сотрудниками.
• Минимизировать риски при проверках государственными органами и контролирующими инстанциями.
• Эффективно использовать весь потенциал кадровой политики.

Организация кадрового учета

Организация кадрового учета напрямую зависит от масштабов деятельности и специфики предприятия. В связи с этим применяются различные формы организации кадрового учета:

• Руководитель (ИП) может вести кадровый учет лично.
• Обязанности по его ведению могут быть возложены на кадрового сотрудника или кадровую службу (отдел, департамент).
• Ведение кадрового учета может быть передано сторонней консалтинговой организации, оказывающей подобные услуги.

Кадровый консалтинг

Кадровый консалтинг – современная форма осуществления учета персонала с помощью высококлассных специалистов сторонней организации. К таким услугам обращаются руководители компаний, которые грамотно распоряжаются собственными средствами, умеют управлять расходами, доверяют профессионалам.

Кадровый консалтинг дает возможность:

• Минимизировать риск недочетов и нарушений в кадровом делопроизводстве, оформлении документации.
• Обеспечить соблюдение действующего законодательства.
• Следовать интересам работодателей и наемных сотрудников.
• Усовершенствовать кадровую политику компании и более рационально использовать ее кадровый потенциал.

От чего зависит стоимость услуг у компании аутсорсера?

Стоимость ведения кадрового учета зависит:

• От поставленных клиентом задач.
• Объема предстоящей работы.
• Состояния кадрового учета и документации на предприятии.
• Количества наемных сотрудников.
• Ценовой политики компании, оказывающей консалтинговые услуги.

Мы предлагаем компаниям и организациям такие услуги:

• Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников с соблюдением всех требований трудового законодательства.
• Учет личного состава, составление штатного расписания, выдача справок о трудовой деятельности действующих и уволенных сотрудников.
• Ведение и хранение личных дел и трудовых книжек сотрудников, работа с архивом.
• Составление приказов по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение, отпуск, установление надбавок и доплат, поощрение, наложение взысканий).
• Учет рабочего времени, составление графика отпусков и контроль за его соблюдением.
• Оформление и регистрацию листков временной нетрудоспособности.
• Воинский учет.
• Подготовку кадровых документов при выходе работников на пенсию.
• Оформление командировок.
• Составление кадровой отчетности.
• Оформление и выдачу копий документов из личного дела сотрудников.
• Работу с бланками документов государственного образца (строгой отчетности).

Основные документы кадрового учета

Основные документы, которые необходимы для кадрового учета:

• Трудовые книжки. Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Порядок ее заполнения установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 г. Записи в трудовую книжку заносятся с точным соблюдением установленных правил заполнения. Они должны быть достоверны и точно соответствовать данным, содержащимся в приказах по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК.
• Первичные учетные документы: формы личной карточки сотрудника (форма Т-2), приказы о переводе работника на другую работу (Т-5) и об увольнении (Т-8), штатное расписание (Т-3), табель учета рабочего времени (Т-12), график отпусков (Т-7) и пр. Утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2014 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе/перемещении сотрудников, о наказании и поощрении, о направлении в командировку, предоставлении отпусков, об установлении должностных окладов, надбавок и доплат). Каждый приказ по личному составу должен быть оформлен в строгом соответствии с ТК, с его содержанием работник должен быть ознакомлен под роспись.
• Трудовые договоры (контракты). Содержание трудового договора должно соответствовать требованиям, установленным ст. 57 ТК РФ (фамилия, имя, отчество сотрудника, наименование работодателя и данные об уполномоченном лице, подписавшим договор, место и дата заключения, срок трудового договора, трудовая функция, дата начала работы, условия труда, гарантии и компенсации за работу с вредными (опасными) условиями труда и пр.).
• Графики отпусков. Составляются ежегодно с учетом продолжительности, установленной законодательством и трудовым договором, по согласованию с работниками и нанимателем. При составлении графика учитывается необходимость осуществления непрерывности рабочих процессов, а также льготы по выбору удобного времени ухода в трудовой отпуск, установленные Трудовым кодексом для отдельных категорий работников (беременные женщины и вышедшие из отпуска по беременности и родам или уходу за ребенком, сотрудники в возрасте до 18 лет, лица, пострадавшие от катастрофы на Чернобыльской АЭС, совместители и другие категории работников, установленные законом.
• Табель учета рабочего времени. Рекомендации по его ведению содержатся в постановлении Госкомстандарта РФ №1 от 05.01.2004 г. Применяется для учета фактически отработанного и (или) неотработанного времени каждым сотрудником организации. В нем отражаются: фактически отработанное время, причина неявки на работу, работа в режиме неполного рабочего времени, переработки, периоды временной нетрудоспособности, нахождение в отпуске и т.п. Является основным документом для начисления фактической заработной платы работнику. Необходим для контроля соблюдения сотрудниками установленного режима рабочего времени и составления статистической отчетности по труду.
• Обязательные регистрационные и учетные журналы в кадровом делопроизводстве.
• Должностные инструкции.

Если вам нужно получить ответы на свои вопросы, более подробную информацию, обращайтесь к нашим специалистам уже сегодня. Наши специалисты берут на себя ответственность, гарантируют результат. Звоните нам уже сегодня. Мы уверены, что сможем вам помочь.